Use Google App Mail In Corporation

这里我只是想谈谈企业和个人在使用email中冲突,以及如何有效地应用Google App Mail来避免冲突。

员工一录用,很多企业都会给员工一人一个企业域名、个人名字前缀的邮箱。作为对外业务联系的邮箱,应该保持稳定,但员工跳槽是普遍现象,英国人更喜欢跳槽,造成企业邮箱地址更新频繁。试想以下两个情景:

情景一:企业开有 paypal 帐号以及多个银行帐号,由会计人员负责,每个帐号都会要求一个或一个以上联系人的电子邮件。会计人员换动,要一一更新这些帐号里的电子邮件地址吗?

情景二:企业对网上业务的依赖度很高,企业对网上业务进行了细分,并有多名专员各自负责某项业务。网上业务对应的活动会直接通知到专员的邮箱。专员离职或岗位调动都要在网上业务的后台程序进行调整专员的电子邮件地址吗?

我们很难找到一个现成的工具能在情景一和二快速、批量地修改电子邮件地址。

也有企业干脆用sales, accounts之类的position 描述作为邮箱前缀,对外进行业务沟通。我不喜欢这样,发自sales@company.com的邮件给客户的第一感觉是冷冰冰,缺少personal contact的感觉。

我们需要在稳定性和个性化之间取得一个平衡。My best practices are –

  1. 创建基于个人名字(personal.name@company.com)的邮件帐号
  2. 创建基于岗位名称(position.name@company.com)的邮件列表
  3. 把员工邮件帐号添加到他的岗位的邮件列表(基于这种目的创建的邮件列表通常只有一个邮件帐号,但一个邮件帐号可以加入多个邮件列表)
  4. 情景一和二采用position.name@company.com注册和发布联系人地址
  5. 发邮件时,发件人显示personal.name@company.com
  6. 客人第一次联系,如果是通过填写网上询价单的方式,业务的信息通过position.name@company.com的列表送达了personal.name@company.com,回信就没必要再通过position.name@company.com。
  7. 因为position通常比personal稳定,在情景一和二时,我们所要做的,就是在Google App Mail, Manage this domain, User accounts, Mail list里更新邮件列表
  8. User accounts, Nickname 方法 alias position.name to personal.name 也可以取得跟Mail list类似的管理效率,但如果position.name@company.com是一个nickname,如果要改变它的归属,就必须先删除position.name@company.com,然后到别人名下再创建一次nickname,虽然这过程最快可以在几秒钟完成,但在几秒钟内仍存在丢失发给 position.name@company.com的邮件的可能。用mail list就很完美(可以先添后删)

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